Hugrænn rusl: Ósýnilega byrði

Þreyta sem kemur ekki frá vinnunni

Þú þekkir þessa tilfinningu: Klukkan er 17, þú hefur unnið allan daginn, en einhvern veginn finnst þér þú ekki vera afkastamikill. Þess í stað ertu þreyttur – djúp, tærandi þreyta sem ekki er hægt að laga með hlé eða nætursvefni. Tölvan þín sýnir að þú vannst bara sex klukkustundir virkan. Hvar fór þá restin af orkunni?

Svarið er ekki í verkefnalistanum þínum. Það liggur í ósýnilegu hugsunarlykkjunum sem keyra stöðugt í bakgrunni meðvitundar þinnar. Ósvöruð tölvupóstur frá síðustu viku. Ákvörðunin sem þú hefur verið að fresta í marga daga. Óþægilega samtalið sem þú ættir að eiga. Afsökunarbeiðnin sem þú skuldar einhverjum. Allar þessar opnu lykkjur – David Allen kallar þær "Open Loops" í GTD-aðferðafræði sinni – eyða stöðugt hugrænu orku án þess að þú takir eftir því.

Hvað eru hugrænir lykkjur og hvers vegna þreyta þeir okkur?

Heilinn okkar er frábært tæki, en hann hefur verulegan hönnunargalla: Hann getur ekki greint á milli virkrar verkefnis og óklárað verkefnis. Í hvert skipti sem þú hugsar um eitthvað sem þú þarft að gera "einhvern tímann", virkjar heilinn þinn sömu taugabrautir og við virka vinnu. Vandamálið er: Þessi virkjun leiðir til einskis. Þú vinnur ekki í raun að verkefninu – þú minnist bara á að það sé til.

Vísindaðar rannsóknir á vitrænu álagi sýna að óklárað verkefni hafa mælanlega áhrif á hugræna getu okkar. Svokallað "Zeigarnik-áhrif", nefnd eftir sovésku sálfræðingnum Bluma Zeigarnik, lýsir nákvæmlega þessu fyrirbæri: Heilinn okkar man betur eftir óklárað eða truflað verkefnum en lokið. Þetta hljómar fyrst gagnlegt – en það er það ekki þegar þú ert með 47 opna flipa í hugarlegum vafranum þínum.

Þessar hugrænir lykkjur keyra allan daginn í bakgrunni. Þær eru eins og forrit á tölvunni þinni sem þú sérð ekki, en sem eyða stöðugt CPU-afli og RAM. Meðvitað hugsun þín er forgrunns-ferlið, en allar þessar opnu lykkjur eru bakgrunns-ferlin sem tæma rafhlöðuna þína.

Algengustu orkutæpendurnir í stafrænum heimi

Eftir yfir 13 ár í stafrænni iðnaði og sem einhver sem jonglar tugum verkefna daglega, hef ég lært hvaða lykkjur kosta mesta orku:

Ósvöruð samskipti eru stærsti sekinn. Sérhver tölvupóstur sem þú opnar en svarar ekki verður opin lykkja. Sérhver WhatsApp-skilaboð sem þú lest og vilt síðan svara "síðar". Sérhver LinkedIn-beiðni sem þú hunsar. Öll þessi smá-ákvörðun safnast upp í stórfelldan hugrænan kostnað.

Frestað ákvarðanir eru næststærsti orkutæpirinn. Þú veist að þú þarft að velja á milli valkosts A og B, en þú bíður eftir "meiri upplýsingum" eða "rétta tímanum". Í raun eyðir það að ákveða ekki meiri orku en röng ákvörðun – því þú getur leiðrétt ranga ákvörðun, en frestuð ákvörðun helst opin lykkja.

Forðuð samtöl kosta ótrúlega mikla orku. Erfiða samtalið við óánægða viðskiptavininn. Endurgjöfin til freelance-arans sem vinna passar ekki. Uppsögn samningsins sem hefur ekki skilað sér í langan tíma. Í hvert skipti sem þú hugsar um þann einstakling, virkjar þú lykkjuna – en þú lokar henni ekki.

Hálfkláruð verkefni eru hugrænir tímasprengjur. Vefsíðuuppfærslan sem er 80% tilbúin. Bloggfærslinn sem vantar bara inngangs. Kynningin sem er "næstum" tilbúin. Þessi 80%-verkefni eru oft íþyngjandi en 0%-verkefni, því þú hugsar stöðugt um hversu auðvelt væri að klára þau – en gerir það síðan ekki.

Lausnin: Lokaðu lykkjum meðvitað

Góðu fréttirnar: Þú þarft ekki að klára öll verkefni strax. Þú þarft bara að loka lykkjunum. David Allen lýsir í "Getting Things Done" ástandi "Mind like Water" – hugur sem er jafn rólegur og óstyrktur vatn. Þú nærð þessu ekki með minni vinnu, heldur með færri opnum lykkjum.

Tveggja-mínútna reglan er fyrsti bandamaðurinn þinn: Allt sem hægt er að gera á innan við tvær mínútur, gerir þú strax. Svara þessum tölvupósti? Strax. Taka þessa ákvörðun? Núna. Senda þessi skilaboð? Engin seinkun. Tveggja-mínútna reglan lokar flestum hugsanlegum lykkjum þínum áður en þær verða til.

Meðvituð frestun er annar lykillinn. Ekki er hægt að gera allt strax – en allt verður að ákveða meðvitað. Ef þú getur ekki eða vilt ekki svara tölvupósti strax, þá ákveddu virkan: "Ég svara þessu á föstudaginn klukkan 14." Skráðu það í kerfið þitt. Lykkjan er lokuð því þú hefur tekið ákvörðun um hvenær þú takast á við það.

Meðvitað Nei er oft öflugasta lykkjulokun. Þessi beiðni sem passar þér ekki? Segðu Nei núna, ekki "kannski síðar". Þetta verkefni sem þú vilt ekki? Hafnaðu því í stað þess að fresta því. Skýrt Nei skapar stutta óþægindi, frestað "kannski" skapar vikur eða mánuði af hugrænum byrði.

Power Work Routine

"PWR - Power Work Routine" er mín tegund stafrænnar hreinlætis – nákvæmlega eins og þú burstar tennurnar á hverjum degi, ættir þú að loka hugrænum lykkjum þínum skref fyrir skref með rútínu og kerfi á hverjum degi. Hjá mér lítur það svona út:

Að morgni, áður en ég byrja að vinna: Ég fer í gegnum innhólfið mitt og ákveð fyrir hvern tölvupóst: Svara strax (Tveggja-mínútna regla), skipuleggja svar eftir nokkrar mínútur íhugun í Things 3 með dagsetningu, senda sem Customer Request til Linear, eða hafna meðvitað. Enginn tölvupóstur er óákveðinn.

Eftir það: Tími fyrir Focus Session. Nú taka ég verkefni núverandi hringrás í Linear með fullri orku og skýrum haus. Skref fyrir skref vinn ég jafnvel stór verkefni og áfanga með einbeittan hátt.

Í hádegi, eftir hádegismat: Fljótleg athugun á opnum verkefnum í Linear og Things: Hvað var áorkað? Hvað á eftir að gera? Hvað er enn raunhæft fyrir í dag? Hvað þarf að fresta? Frestur er ákvörðunin – lykkjan er lokuð. Og þá er allt opið unnið stöðugt í gegn. Þar til ekkert getur ruglast í hausnum.

Í lok dags: Mikilvægasta augnablikið. Ég fara yfir Things 3 og Linear, skipulegg fyrir næsta dag og skrái skyndilegar hugsanir í Apple Notes. Ákvörðunin er tekin, síðasta lykkjan er lokuð. Ég get slökkt á því heilinn minn veit: Allt er skipulagt, ekkert verður gleymt.

Kraftur ytri kerfa

David Allen hefur rétt fyrir sér: Hausinn þinn er til að hugsa, ekki til að geyma. Sérhver opin lykkja sem þú heldur í hausnum þínum kostar orku. Lausnin er ytra kerfi sem þú treystir.

Fyrir mig er það samsetning Linear fyrir viðskipta-verkefnastjórnun og skjölun, Things 3 fyrir tímabundin GTD-þættir og einkamál, og Apple Notes fyrir skyndilegar hugsanir og hluti sem ég vil ekki gleyma. Þetta allt virkar samkvæmt meginreglum GTD (Getting Things Done) og PARA (Projects, Areas, Resources, Archives) – tvö rammi sem bæta hvert annað fullkomlega.

Tiltekna tólið er minna mikilvægt en meginreglan: Allt sem þarf athygli verður að komast úr hausnum í kerfi sem þú treystir.

Lykillinn er traust. Ef þú treystir ekki kerfinu þínu, mun heilinn þinn halda áfram að keyra allar lykkjur í bakgrunni. En ef þú veist að ekkert tapast, getur þú sleppt. Það tók mig ár að byggja upp þetta traust á kerfi mínu – en síðan hefur hugræn byrði mín lækkað verulega.

Hugrænn rusl er þreytandi en líkamleg vinna

Eftir dag af líkamlegri vinnu ertu þreyttur, en það er "góð" þreyta. Þú hefur áorkað eitthvað, náð einhverju sýnilegu. Eftir dag fullan af opnum lykkjum ertu þreyttur, en það finnst tómt. Þú hefur þá tilfinningu að hafa verið upptekin allan daginn án þess að ná í raun neinu.

Þetta er vegna þess að hugræn vinna er jafn erfiða og líkamleg vinna – bara minna sýnileg. Og opnar lykkjur eru erfiðasta form hugrænnar vinnu, því þær keyra stöðugt og án niðurstöðu.

Lausnin er ekki að vinna minna. Lausnin er að vinna meðvitaðar. Að sjá hverja lykkju, meta hverja og loka hverri – annaðhvort með lok, með meðvitaðri skipulagningu, eða með meðvitaðri höfnun.

Orkan þín er verðmætasta eignin þín

Í vinnu minni með viðskiptavinum segi ég oft: "Tíminn þinn er takmarkaður, svo þú verður að nota hann eins hagkvæmt og hægt er." En það er bara hálf sannleikur. Raunverulega auðlindin er ekki tími – það er orka. Þú getur unnið 12 klukkustundir á dag, en ef hugræna rafhlöðan þín er tóm, eru þessar klukkustundir verðlausar.

Hugrænn rusl er ósýnilegi orkutæpinn sem skaðar framleiðni þína, sköpunargáfu þína og að lokum lífsgæði þín. En ólíkt mörgum öðrum framleiðnivandamálum er þetta algjörlega í þinni stjórn.

Lausnin er einföld:

Lokaðu lykkjunum þínum. Ákveddu meðvitað. Framkvæmdu strax eða skipulegðu meðvitað. Segðu Já eða segðu Nei, en vertu aldrei föst í "kannski."

Orkan þín mun koma aftur. Ekki vegna þess að þú vinnur minna, heldur vegna þess að þú vinnur skýrar.